Privacybeleid

Privacybeleid

Bij Chez Swa vzw hechten we belang aan de bescherming van je persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze verwerken, met wie gegevens eventueel worden gedeeld en welke rechten je hebt.

Dit privacybeleid is van toepassing op de website en webshop van Chez Swa vzw en Maison Swa en op persoonsgegevens die via onze online formulieren worden verstrekt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Chez Swa vzw
Sijsjesstraat 36
2340 Beerse
België

Ondernemingsnummer: 0666.403.955
E-mail: chezswa@telenet.be
Telefoon: +32 (0)490 19 12 34

Maison Swa is een initiatief en handelsactiviteit van Chez Swa vzw.

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact opnemen via chezswa@telenet.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van de manier waarop je met Chez Swa of Maison Swa in contact komt.

Dit kunnen onder meer zijn:

• naam en voornaam;
• adres, postcode, woonplaats en land;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• geboortedatum;
• factuur- en leveringsadres;
• bestel- en aankoopgegevens;
• gekozen producten en productvarianten;
• betaal- en transactiegegevens;
• informatie die je invult in een contact- of adoptieformulier;
• een persoonlijke boodschap die je invult voor een geschenkkaartje;
• correspondentie die je met ons voert;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website en webshop.

We verzamelen alleen persoonsgegevens die redelijkerwijs nodig zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt.

3. Bestellingen bij Maison Swa

Wanneer je een bestelling plaatst bij Maison Swa, verwerken we de gegevens die nodig zijn om je bestelling te verwerken en uit te voeren.

Daaronder kunnen vallen:

• je naam;
• e-mailadres;
• factuuradres;
• leveringsadres;
• telefoonnummer wanneer je dit zelf verstrekt;
• gegevens over de bestelde producten;
• gekozen opties zoals hondenras, maat en kleur;
• betaalgegevens of informatie over de status van de betaling;
• eventuele opmerkingen of een boodschap voor een geschenkkaartje.

Deze gegevens verwerken we in de eerste plaats omdat ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst die je met ons aangaat.

Bepaalde gegevens kunnen daarnaast worden bewaard wanneer wij daartoe een wettelijke verplichting hebben, bijvoorbeeld voor onze boekhouding.

4. Betalingen

Voor online betalingen kunnen we gebruikmaken van externe betalingsdienstverleners, zoals Stripe en PayPal.

Betaalmethoden die via Stripe worden aangeboden kunnen onder meer Bancontact, iDEAL en kaartbetalingen omvatten.

Wanneer je voor een dergelijke betaalmethode kiest, worden de gegevens die noodzakelijk zijn voor de verwerking van de betaling gedeeld met de betreffende betalingsdienstverlener.

Maison Swa ontvangt niet noodzakelijk alle financiële gegevens die je aan de betalingsdienstverlener verstrekt. Zo worden volledige betaalkaartgegevens in principe rechtstreeks door de betalingsdienstverlener verwerkt.

De betalingsdienstverlener kan voor bepaalde verwerkingen zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreden. In dat geval is ook het privacybeleid van de betreffende betalingsdienstverlener van toepassing.

5. Levering van bestellingen

Om je bestelling te kunnen bezorgen, kunnen noodzakelijke persoonsgegevens worden gedeeld met de vervoerder die de bestelling uitvoert.

Voor Belgische bestellingen maken we onder meer gebruik van bpost. Voor leveringen naar Nederland kunnen we gebruikmaken van een vervoerder zoals PostNL of DPD.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• naam;
• leveringsadres;
• e-mailadres;
• telefoonnummer, wanneer dit noodzakelijk is of door jou werd verstrekt;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor de levering en opvolging van het pakket.

We delen met vervoerders alleen gegevens die nodig zijn om de levering uit te voeren of op te volgen.

6. Adoptieaanvragen bij Chez Swa

Wanneer je via onze website een adoptieformulier invult, verwerken we de gegevens die je daarin zelf verstrekt.

Dit kunnen onder meer zijn:

• naam en voornaam;
• adres en woonplaats;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• geboortedatum;
• informatie over je gezin en woonsituatie;
• informatie over aanwezige huisdieren;
• informatie over je ervaring met honden;
• antwoorden op vragen die relevant zijn voor een mogelijke adoptie;
• andere informatie die je zelf in het formulier vermeldt.

Deze informatie gebruiken we uitsluitend om een adoptieaanvraag te beoordelen, contact met je op te nemen en te beoordelen of de situatie mogelijk passend is voor de betreffende hond.

Voor zover de verwerking noodzakelijk is om op jouw verzoek stappen te nemen in het kader van een mogelijke adoptieovereenkomst, baseren we de verwerking daarop. Voor bepaalde verwerkingen in het kader van een zorgvuldige en veilige beoordeling van een adoptieaanvraag kunnen we ons daarnaast beroepen op ons gerechtvaardigd belang om een passende en verantwoorde herplaatsing van onze honden te organiseren.

Het invullen van een adoptieformulier betekent niet automatisch dat een adoptie wordt goedgekeurd.

We vragen je om in vrije tekstvelden geen gevoelige persoonsgegevens te verstrekken die niet noodzakelijk zijn voor de beoordeling van je aanvraag.

7. Contact met Chez Swa of Maison Swa

Wanneer je ons via een formulier, e-mail, telefoon of een ander communicatiekanaal contacteert, kunnen we je contactgegevens en de inhoud van je bericht verwerken.

We gebruiken deze informatie om je vraag te beantwoorden, je aanvraag te behandelen of verdere communicatie mogelijk te maken.

De rechtsgrond hangt af van de aard van je vraag. Dit kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn voor het uitvoeren of voorbereiden van een overeenkomst, voor het voldoen aan een wettelijke verplichting of gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang om vragen en communicatie correct af te handelen.

8. Geschenkbestellingen

Wanneer je een bestelling rechtstreeks naar iemand anders laat sturen, ontvangen we mogelijk persoonsgegevens van die persoon, zoals naam en leveringsadres.

Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat je deze gegevens op rechtmatige wijze aan ons verstrekt.

Deze gegevens gebruiken we uitsluitend voor het uitvoeren van de bestelling en de levering.

Wanneer je een persoonlijke boodschap voor een geschenkkaartje invult, verwerken we ook de tekst van die boodschap om het geschenkkaartje te kunnen maken.

Vermeld in een dergelijke boodschap bij voorkeur geen gevoelige persoonsgegevens.

9. Cookies en technische gegevens

Onze website wordt gebouwd en gehost via Webnode.

De website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken die noodzakelijk zijn om de website en webshop correct te laten functioneren, bijvoorbeeld voor technische functies en het winkelmandje.

Daarnaast kunnen, afhankelijk van de op dat moment gebruikte websitefuncties en je gemaakte keuze in de cookiebalk, andere cookies of vergelijkbare technologieën worden gebruikt.

Bij een bezoek aan de website verschijnt een cookiebalk waarmee je kunt kiezen tussen het accepteren van cookies of het gebruik van alleen noodzakelijke cookies.

Voor cookies waarvoor volgens de toepasselijke wetgeving toestemming vereist is, worden deze alleen gebruikt nadat daarvoor geldige toestemming is verkregen.

Je kunt je cookievoorkeuren beheren via de daarvoor beschikbare instellingen op de website.

10. Geen nieuwsbrief of direct marketing

Chez Swa/Maison Swa verstuurt momenteel geen commerciële e-mailnieuwsbrief waarvoor bezoekers zich via deze website kunnen inschrijven.

Persoonsgegevens die je verstrekt voor een bestelling, adoptieaanvraag of andere vraag worden niet automatisch gebruikt om je commerciële nieuwsbrieven te sturen.

Wanneer we in de toekomst een nieuwsbrief zouden aanbieden, zullen we daarvoor waar nodig afzonderlijk toestemming vragen en dit privacybeleid aanpassen.

11. Met wie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld?

We verkopen je persoonsgegevens niet.

Voor het uitvoeren van onze activiteiten kunnen persoonsgegevens wel worden verwerkt of gedeeld met dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is.

Dit kunnen onder meer zijn:

• Webnode, voor hosting en de werking van de website/webshop;
• betalingsdienstverleners zoals Stripe en PayPal;
• vervoerders zoals bpost, PostNL of DPD;
• leveranciers van IT-, hosting- of technische diensten;
• boekhoudkundige of administratieve dienstverleners;
• bevoegde overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

We beperken het delen van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is voor het betreffende doel.

12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners die wij gebruiken, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte of gebruikmaken van internationale infrastructuur.

Wanneer persoonsgegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, moet hiervoor een geldige rechtsgrond voor internationale doorgifte bestaan, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen zoals goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Waar van toepassing kun je ons contacteren voor meer informatie over de gebruikte waarborgen.

13. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

Voor bestel-, facturatie- en boekhoudkundige gegevens houden we rekening met de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Gegevens uit adoptieaanvragen bewaren we zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de aanvraag te beoordelen en af te handelen en, indien een adoptie tot stand komt, zolang dit noodzakelijk is voor de opvolging daarvan en onze gerechtvaardigde administratieve en juridische belangen.

Een niet-geselecteerde adoptieaanvraag wordt niet onbeperkt bewaard zonder noodzaak.

Berichten en andere correspondentie worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om de betreffende vraag of het dossier af te handelen en eventueel gedurende een redelijke periode daarna wanneer dit noodzakelijk is voor opvolging of de bescherming van onze rechten.

14. Beveiliging van persoonsgegevens

We nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

Waar externe dienstverleners persoonsgegevens voor ons verwerken, verwachten we dat ook zij passende beveiligingsmaatregelen treffen.

Geen enkel systeem of elektronische gegevensoverdracht kan echter absolute veiligheid garanderen.

15. Jouw privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de verwerking en de toepasselijke wettelijke voorwaarden, verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit noemt onder andere het recht op informatie, inzage, verbetering, gegevenswissing, beperking, bezwaar, intrekking van toestemming en — wanneer de voorwaarden daarvoor vervuld zijn — gegevensoverdraagbaarheid.

Je kunt onder meer vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die we over jou verwerken;
• een kopie van je persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige gegevens te verbeteren;
• persoonsgegevens te verwijderen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
• de verwerking te beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• je toestemming in te trekken wanneer een verwerking op toestemming gebaseerd is;
• je gegevens over te dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is.

Deze rechten zijn niet absoluut. Zo kunnen we bepaalde gegevens niet verwijderen wanneer we wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.

Je kunt je verzoek sturen naar chezswa@telenet.be.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen we indien nodig aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.

We behandelen een verzoek binnen de wettelijke termijn. De AVG voorziet in beginsel in een antwoord binnen één maand; in bepaalde complexe gevallen kan die termijn volgens de wettelijke voorwaarden worden verlengd.

16. Klacht indienen

Heb je een vraag of klacht over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via chezswa@telenet.be, zodat we het probleem kunnen bekijken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Voor België is dit de:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

Voor consumenten die in Nederland wonen, kan afhankelijk van de situatie ook de Nederlandse toezichthoudende autoriteit bevoegd zijn.

Het indienen van een klacht doet geen afbreuk aan andere administratieve of gerechtelijke beroepsmogelijkheden.

17. Geautomatiseerde besluitvorming

Chez Swa/Maison Swa neemt zelf geen beslissingen die voor jou rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen en die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.

Ook de beoordeling van een adoptieaanvraag gebeurt niet uitsluitend door een geautomatiseerd systeem.

18. Wijzigingen van dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze website, webshop, dienstverlening, gebruikte dienstverleners of de toepasselijke wetgeving verandert.

De meest recente versie wordt steeds op deze website gepubliceerd.

Laatste wijziging: 7 september 2026